Nguyên nhân quản lý bán hàng bằng Excel dần bị thay thế
Trước đây, rất nhiều nhà kinh doanh đã lựa chọn giải pháp sử dụng phần mềm Excel trong công việc quản lý bán hàng. Bởi không chỉ vì sự tiện lợi, mà đây còn là phần mềm hoàn toàn miễn phí. Giúp các nhà quản lý có thể tiết kiệm chi phí. Nhưng với việc công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng và nhu cầu sử dụng ngày càng cao. Thì phần mềm Excel đã trở nên lỗi thời, không phù hợp và lộ ra nhiều hạn chế.
1. Dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Nếu sử dụng phần mềm Excel để quản lý bán hàng. Bạn sẽ hoàn toàn phải nhập mọi dữ liệu thủ công bằng tay. Điều này sẽ gây nguy hiểm bởi bạn có thể bị nhập sai số, quên nhập dữ liệu,.. Bất cứ lúc nào khiến kết quả cuối cùng bị chênh lệch. Như vậy với khối lượng dữ liệu lớn, bạn đã phải mất rất nhiều thời gian và công sức mà vẫn không đảm bảo được độ chính xác.
Thậm chí khi đang làm việc dở với phần mềm Excel nếu gặp sự cố mất điện hay máy tính bị lỗi. Thì mọi dữ liệu bạn đang thực hiện sẽ bị mất hoàn toàn nếu chưa kịp lưu. Bạn sẽ phải thao tác lại từ đầu gây trì trệ công việc.
2. Phụ thuộc vào máy tính
Nhược điểm rất lớn của phần mềm Excel là chỉ có thể cài đặt và sử dụng trên máy tính. Điều này có nghĩa bạn phải luôn có mặt ở cửa hàng mới quản lý được công việc kinh doanh của mình. Sẽ rất bất tiện khi bạn phải đi vắng, đi công tác hay đi du lịch. Thì muốn xem tình hình quản lý bán hàng thì không còn cách nào khác ngoài việc chờ nhân viên báo cáo. Sự bị động này sẽ khiến công việc bị chậm trễ. Nếu có sự cố phát sinh cũng không kịp thời phát hiện khiến sự cố trở nên trầm trọng hơn.
Ngoài ra, nếu máy tính gặp vấn đề hỏng hóc hay bị nhiễm virus. Thì mọi dữ liệu trong Excel sẽ bị ảnh hưởng theo. Nếu nhẹ thì bạn phải mất chi phí tìm kỹ thuật viên đến sửa còn công việc bị trì hoãn. Nặng thì mọi dữ liệu bị mất hoàn toàn không thể khôi phục lại được. Như vậy rủi ro khi quản lý bán hàng bằng Excel là không hề nhỏ.
3. Dữ liệu bị phân tán
Khi sử dụng phần mềm Excel để quản lý bán hàng. Khối lượng dữ liệu lớn mà với mỗi dữ liệu bạn lại phải lưu vào từng file riêng biệt. Việc dữ liệu bị phân tán như vậy khiến cho những nhà kinh doanh khó có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh. Đồng thời vì không thể quản lý tập trung, đồng nhất. Nên việc quản lý không được chặt chẽ, hiệu quả.
Ngoài ra, mỗi file Excel chỉ cho phép một người duy nhất sử dụng trên một tập tin. Như vậy các nhân viên không thể cùng lúc làm việc trên các file dữ liệu. Gây ra sự lãng phí thời gian, nhân sự cũng như làm giảm năng suất làm việc.
Giải pháp thay thế phần mềm Excel?
Nếu bạn thấy phần mềm Excel không còn phù hợp với việc quản lý bán hàng. Vậy phần mềm bán hàng PosX sẽ không để bạn thất vọng. Không chỉ khắc phục được hết những nhược điểm của Excel. Phần mềm bán hàng còn đáp ứng đầy đủ quy trình quản lý. Đa dạng về chức năng như quản lý hàng hóa, quản lý thu chi công nợ, quản lý khách hàng,.. Đồng thời tổng hợp thống kê các số liệu để cung cấp ra bản báo cáo cụ thể. Để bạn có cái nhìn trực quan nhất về tình hình kinh doanh cửa hàng.
Ngoài ra bạn có thể truy cập vào hệ thống phần mềm ở bất kì đâu, bất kì lúc nào. Chỉ cần có thiết bị di động có kết nối mạng. Đảm bảo dù cho bạn không ở cửa hàng thì việc quản lý bán hàng vẫn nắm rõ trong lòng bàn tay. Có thể nói, phần mềm bán hàng PosX tự tin trở thành trợ thủ đắc lực nhất cho những nhà kinh doanh trong công tác quản lý.
Như vậy thấy phần mềm Excel vẫn còn nhiều hạn chế trong việc quản lý bán hàng. Và chỉ phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ, nhu cầu quản lý đơn giản. Còn với những mô hình kinh doanh vừa và lớn, khi nhu cầu sử dụng cao hơn thì việc cần một phần mềm bán hàng để thay thế là điều cần thiết.
